Anda yang bekerja di perusahaan bonafide terutama yang memiliki sertifikat ISO pasti pernah merasakan bagaimana rumitnya mengurus kelengkapannya. Standar ISO yang berlaku secara internasional tersebut memang memiliki banyak poin dan aspek yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Nantinya perusahaan yang dinyatakan telah memenuhi syarat dan standar ISO akan mendapatkan sertifikat.

Sertifikat ini sekaligus sebagai bentuk pengakuan bahwa perusahaan tersebut sudah melalui semua tahapan pemeriksaan atau audit standar ISO. Nah, selama proses mengurus sertifikasi ISO tersebut semua bagian dalam perusahaan akan dibuat repot. Karena memang akan banyak sekali berkas dan laporan yang harus disiapkan oleh semua divisi. Tentu saja harus memenuhi syarat dan standar ISO.

Fakta yang sering terjadi di lapangan masih cukup banyak perusahaan yang gagal pada pengujian dan pemeriksaan ISO yang pertama.

Akibatnya perusahaan harus memperbaiki lagi semua hal yang belum sesuai standar dan mengajukan audit lagi kepada lembaga sertifikasi ISO. Ini tentu sesuatu yang kurang efisien dan efektif karena bisa mengganggu jalannya operasional perusahaan.

Nah, untuk itulah perusahaan harus melakukan antisipasi dengan menyiapkan trik serta tips tertentu agar bisa lolos di kesempatan pertama. Bagaimana caranya akan dijelaskan di bawah ini.

Tips dan Trik Lolos Audit ISO

Lakukan Identifikasi Pada Masalah

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan identifikasi terhadap potensi masalah yang mungkin akan timbul pada perusahaan. Perusahaan akan melakukan identifikasi masalah ini dengan melakukan diskusi bersama semua jajaran manajemen serta konsultan. Mengapa diperlukan peran konsultan disini karena belum tentu pihak internal perusahaan bisa mengenali masalah yang ada.

Pemetaan potensi masalah meliputi proses produksi, berapa biaya operasional yang dibutuhkan sampai dengan masalah ROI. Dengan begitu nantinya akan ditemukan apa saja hal yang harus dilakukan tetapi belum atau tidak dilakukan oleh perusahaan. Masalah bisa terjadi karena perusahaan salah dalam mengambil sebuah tindakan.

Melakukan Perubahan dan Pengembangan Sistem Manajemen

ISO sendiri merupakan sebuah sistem standar yang terintegrasi dalam manajemen pengendalian mutu. Jadi memanage hal utamanya adalah bagaimana membentuk sebuah manajemen perusahaan yang bagus dan kuat. Sehingga jelas yang harus diperbaiki oleh perusahaan adalah semua instrumen yang ada pada manajemennya.

Evaluasi mana saja sistem yang akan mendukung peningkatan usaha mana yang sebaliknya. Buang sistem yang merugikan dan ganti dengan yang lebih menguntungkan. Kembangkan sistem yang sudah baik agar bisa tampil lebih bagus.

Pelatihan dan Training ISO

Mindset atau pola pikir SDM yang ada pada perusahaan harus disesuaikan dengan apa yang diinginkan ISO. Untuk itulah perlu dilakukan pelatihan serta training pada semua staf dan karyawan agar performa kerjanya sesuai dengan panduan dalam manajemen mutu.

Lakukan Meeting Tinjauan Manajemen

Hal selanjutnya yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan meeting untuk secara berkala untuk pembahasan segala hal terkait ISO. Dari pertemuan ini nantinya akan bisa didapatkan feedback dari konsultan maupun jajaran manajemen lainnya.

Pendampingan Saat Proses Audit

Mintalah pendampingan dari konsultan ISO selama proses audit berlangsung. Fungsi konsultan dalam hal ini adalah membantu menyiapkan semua kelengkapan untuk audit serta membantu perbaikannya.

Ada beberapa tahapan proses yang harus dilalui oleh perusahaan untuk mendapatkan sertifikat dari ISO. Inilah tahapan proses yang dimaksud.

Proses Penerapan ISO 9001

Kajian Diagnostik

Konsultan ISO akan membantu perusahaan untuk mengkaji dan mempelajari sistem manajemen yang digunakan apakah sudah sesuai dengan standar. Nantinya konsultan akan merekomendasikan dibentuknya tim dari staf perusahaan itu untuk melakukan audit internal. Temuan dalam intenal audit akan digunakan sebagai perbaikan agar bisa lolos sertifikasi ISO.

Training Pemahaman dan Dokumentasi

ISO 9001 mensyaratkan semua hal yang dilakukan oleh perusahaan yang terkait dengan operasional harus didokumentasikan. Artinya semua harus ada laporannya. Tugas konsultan adalah memberikan training bagaimana membuat dokumentasi yang sesuai standar ISO.

Pengembangan dan Sosialisasi Sistem Manajemen

Proses selanjutnya konsultan dan tim internal perusahaan akan membuat dan mengembangkan sistem manajemen agar sesuai standar ISO. Setelah itu kemudian akan dilakukan sosialisasi sistem manajemen pada seluruh personel yang bersangkutan.

Audit Sistem

Sebelum dilakukan audit oleh badan sertifikasi ISO sebaiknya perusahaan melakukan audit internal lebih dahulu. Tujuannya adalah untuk mengetahui mana saja aspek yang masih perlu diperbaiki agar sempurna saat diaudit oleh badan ISO.

Nah, itulah tadi penjelasan tentang bagaimana tips dan trik yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan agar berhasil dalam sertifikasi ISO. Semakin cepat perusahaan mendapatkan sertifikat dari badan ISO maka semakin cepat juga bisa melakukan operasionalnya.