Setiap kegiatan atau aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan membutuhkan panduan dalam melakukan hal-hal tersebut. Panduan tersebut merupakan standar perusahaan dalam bertindak sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Panduan atau standar yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan semua tindakannya dikenal dengan nama SOP atau Standar Operasional Perusahaan. Sama halnya dengan sertifikat ISO, SOP memiliki manfaat yang berdampak bagi kinerja karyawan dan kesuksesan perusahaan. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai cara membuat standar operasional perusahaan dan manfaat dari SOP.

Mengenal Standar Operasional Perusahaan

Sebelum membahas mengenai cara membuat SOP perusahaan, ada baiknya bagi kita untuk mengenal SOP lebih dahulu. Standar Operasional Perusahaan atau SOP merupakan pedoman yang dijadikan acuan perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya selangkah demi selangkah. Dengan menerapkan Standar Operasional Perusahaan, perusahaan dapat dengan mudah menyelesaikan tugasnya berdasarkan prosedur yang diberlakukan oleh perusahaan. SOP dibuat dengan tujuan menghasilkan kualitas pekerjaan yang seragam, mengurangai kesalahan dalam berkomunikasi secara internal atau eksternal, meningkatkan efisiensi dalam bekerja dan menjaga kepatuhan akan peraturan perusahaan.

Di dalam mengartikan Standar Operasional Perusahaan atau SOP, ada beberapa ahli yang memberikan keterangan mengenai pengertian dari SOP. Sailendra misalnya, ia berpendapat bahwa SOP merupakan acuan perusahaan yang digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional sehingga kinerja perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Sedangkan Tjipto Atmoko berpendapat bahwa SOP merupakan pedoman yang digunakan seseorang untuk menjalankan tugas-tugasnya berdasarkan dengan alat penilai kerja dan fungsi dari kinerja para karyawan. Selain kedua ahli tersebut, Insani juga memberikan pendapatnya seputar SOP. Ia menilai bahwa SOP merupakan dokumen yang berisikan akan instruksi-instruksi tertentu yang terdiri dari tempat, waktu kegiatan dan cara melakukan tindakan berdasarkan dengan instruksi yang tertulis di dalam SOP.

Manfaat Standar Operasional Perusahaan

Informasi mengenai cara membuat standar operasional perusahaan akan lengkap rasanya ketika kita mengetahui manfaat dari SOP tersebut. Keberadaan SOP tidak tanpa sebab. Ada banyak manfaat yang akan kita peroleh melalui SOP. Ada banyak manfaat SOP yang tertuang pada peraturan menteri aparatur negara, seperti:

1. Digunakan sebagai standarisasi karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya sehingga terhindar dari kelalaian dan kesalahan ketika bekerja.
2. Dapat memberikan bantuan kepada karyawan perusahaan agar lebih mandiri ketika bekerja. Karyawan tidak harus selalu melibatkan pimpinan perusahaan untuk menyelesaikan tugas-tugas hariannya.
3. Dapat meningkatkan akuntabilitas melalui tanggung jawab akan tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan perusahaan.
4. Digunakan sebagai ukuran standar karyawan perusahaan. Dengan begitu, setiap karyawan dapat melakukan evaluasi atas kinerjanya dan sadar akan kinerja yang perlu untuk diperbaiki.

Standar Operasional Perusahaan juga bermanfaat untuk menunjukan bahwa perusahaan dapat dikelola dengan baik dan bekerja dengan efisien. Melalui Standar Operasional Perusahaan, setiap karyawan perusahaan dapat mengetahui tanggung jawab dan jenis pekerjaan yang harus mereka lakukan. Setiap pekerja nantinya tidak harus tumpang tindih dalam memberikan pelayanan kepada perusahaan dimana mereka bernaung. Perusahaan juga dapat melakukan penelusuran akan kesalahan prosedural yang dilakukan oleh karyawan perusahaan melalui SOP. Karena ada banyak manfaat dari Standar Operasional Perusahaan, setiap perusahaan menetapkan SOP-nya sendiri. Setiap karyawan yang bekerja di bawah perusahaan berkewajiban untuk menaati SOP yang telah dibuat.

Langkah Membuat Standar Operasional Perusahaan

Ketika kita akan membuat SOP, kita harus memenuhi prinsip-prinsip tertentu. Prinsip tersebut terdiri dari efektivitas, keselarasan, kemudahan dan kejelasan, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan akan hukum, keterukuran dan kepastian akan hukum. Berikut ini merupakan cara membuat standar operasional perusahaan yang harus diikuti:

1. Cara pertama yang harus dilakukan ketika membuat Standar Operasional Perusahaan adalah dengan membuat susunan kerja. Untuk membuat susunan kerja, ada baiknya bagi kita untuk meminta kepala bagian atau manajer untuk mengumpulkan bawahannya guna membahas hal apa saja yang akan ditetapkan pada SOP.
2. Langkah kedua yang dilakukan dalam pembuatan SOP adalah merencanakan alur proses. Ketika melakukan langkah kedua ini, kita dapat menentukan format, membuat template, menyetujui format dan menentukan bagaimana SOP dapat diakses nantinya.
3. Membuat SOP dapat dilanjutkan dengan melakukan wawancara. Wawancara dilakukan kepada para karyawan perusahaan. Kita dapat bertanya akan aktifikas apa saja yang mereka lakukan di perusahaan setiap harinya dan bagaimana cara karyawan melakukan pekerjaannya.
4. Menulis, membahas dan mensosialisasikan SOP menjadi langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP. Pembahasan mengenai SOP dapat dilakukan dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan SOP yang dibuat. Dengan cara ini, kita dapat melihat ada tidaknya kesenjangan antara perusahaan dengan para karyawannya.

Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam pembuatan Standar Operasional Perusahaan adalah dengan melakukan pelatihan. Pelatihan SOP harus dilakukan untuk mengetahui apakan SOP yang telah dibuat sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Jika belum sesuai, kita dapat melakukan perbaikan pada rencana yang telah tertulis pada SOP. Langkah terakhir ketika membuat SOP adalah melakukan evaluasi. Evaluasi setidaknya dapat dilakukan satu kali dalam setahun. Di dalam melakukan evaluasi, perusahaan memiliki hak penuh dalam menilai dan melakukan evaluasi SOP.